KVKK Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK” veya “Kanun”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. Web sitemizi ziyaret eden, bizimle iletişime geçen ve vize danışmanlığı hizmetimizden yararlanan kişilere, kişisel verilerinin nasıl işlendiğini anlatır.

Bu metin yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve sizden onay istemez. Açık rızanızın gerektiği durumlarda (bkz. 3. ve 5. bölüm) rızanızı bu metinden ayrı bir formla isteriz.

Son güncelleme: 6 Ekim 2026

1. Veri sorumlusu

Kanun kapsamında veri sorumlusu, “Polen Vize” markasıyla hizmet veren ve bilgileri aşağıda yer alan işletmedir (bu metinde “Polen Vize” veya “biz” olarak anılır).

Unvan: Polen Vize
Adres: Adres bilgisi, İlçe / İstanbul
E-posta: info@polenvize.com
Web sitesi: polenvize.com

2. Hangi kişisel verilerinizi işliyoruz?

Hangi verilerinizin işlendiği, bizimle ilişkinize göre değişir. Sitemizi yalnızca ziyaret ettiğinizde sadece sunucu kayıtları işlenir. Bize ulaştığınızda kimlik, iletişim ve talep bilgileriniz; danışmanlık hizmeti aldığınızda ise başvurunuzun gerektirdiği ölçüde aşağıdaki diğer veriler işlenir.

İşlem güvenliği verileri (sunucu kayıtları): Sitemizi ziyaret ettiğinizde web sunucumuzun otomatik olarak tuttuğu kayıtlar: IP adresi, ziyaret tarihi ve saati, açılan sayfa ve tarayıcı bilgisi (user-agent).
Kimlik verileri: Ad soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, pasaport bilgileri (pasaport numarası, veriliş ve geçerlilik tarihleri gibi) ve pasaport örneği.
İletişim verileri: Telefon numarası, e-posta adresi ve adres.
Müşteri işlem verileri (talep ve yazışmalar): Başvurmak istediğiniz ülke, vize türü, formdaki notunuz ve bizimle yazışmalarınız; hizmet bedeline ilişkin fatura ve ödeme bilgileri.
Aile bilgileri: Nüfus kayıt örneğinde yer alan bilgiler (medeni hâl, eş, çocuk, anne ve baba bilgileri gibi).
Mesleki, eğitim ve gelir bilgileri: SGK hizmet dökümü, işveren yazısı, maaş bordrosu ve çalışma durumunuzu gösteren diğer belgeler; öğrenci ve çalışma vizelerinde okul kabul belgesi, diploma gibi belgeler.
Finansal veriler: Banka hesap dökümleri ve konsolosluğun istediği diğer mali durum belgeleri. Masraflarınızı başka biri karşılıyorsa bu kişinin (sponsorun) mali belgeleri.
Seyahat bilgileri: Seyahat tarihleri, uçuş ve konaklama rezervasyonları, önceki vizeleriniz ve seyahat geçmişiniz, seyahat sağlık sigortası poliçesi.
Görsel veriler: Konsoloslukların istediği ölçülerde çekilmiş vesikalık fotoğrafınız.
Özel nitelikli kişisel veriler: Yalnızca konsolosluk istediğinde sağlık raporu gibi sağlık verileri ve yalnızca bazı ulusal (uzun süreli) vize türlerinde istenen adli sicil kaydı (ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler). Kanun bu verileri özel nitelikli kabul eder ve daha sıkı kurallara bağlar (m. 6).

Başvurunuza eşiniz, çocuklarınız veya masraflarınızı karşılayan kişi (sponsor) gibi başka kişilere ait bilgi ve belgeler eklediğinizde, bu kişileri bu metinden haberdar etmenizi rica ederiz. Bu kişileri bilgilendirmek Kanun gereği bizim de yükümlülüğümüzdür. Bu nedenle verilerini konsolosluğa veya başvuru merkezine iletmeden önce bu metni kendilerine de (18 yaşından küçükler için veli veya vasilerine) ulaştırırız.

İletişim formundaki not alanına ve mesajlarınıza, sizden istenmedikçe sağlık bilgisi gibi özel nitelikli veriler yazmamanızı rica ederiz. Sağlık raporu veya adli sicil kaydı istendiğinde bu belgeleri WhatsApp üzerinden göndermeyin; ofisimize elden teslim edin veya bizimle önceden kararlaştıracağınız güvenli bir yolla iletin.

3. Verilerinizi hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işliyoruz?

Aşağıda her işleme amacı için hangi verilerinizi kullandığımızı ve Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde sayılan hangi hukuki sebebe dayandığımızı ayrı ayrı belirttik. Verilerinizi yalnızca bu amaçlarla ve bu amaçlar için gerekli olduğu ölçüde işleriz.

Sitenin güvenli çalışması: Teknik hataları bulup gidermek, saldırı ve kötüye kullanım girişimlerini tespit edip önlemek. Veriler: sunucu kayıtları. Hukuki sebep: temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, sitemizin güvenliğini sağlamaya yönelik meşru menfaatimiz için veri işlemenin zorunlu olması (m. 5/2-f).
Sorularınızı yanıtlamak ve ön değerlendirme yapmak: Form, telefon, e-posta veya WhatsApp ile ilettiğiniz sorulara yanıt vermek, başvurunuz için ön değerlendirme yapmak ve size hizmet teklifi sunmak. Veriler: ad soyad, iletişim bilgileri, başvurmak istediğiniz ülke ve vize türü, notunuz ve yazışmalarınız. Hukuki sebep: talebiniz üzerine aramızda kurulacak hizmet sözleşmesinin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (m. 5/2-c). Yalnızca genel bilgi almak için yazdığınızda ise sorunuzu yanıtlamaya yönelik meşru menfaatimiz (m. 5/2-f).
Vize başvurunuzu hazırlamak ve yürütmek: Gereken belgeleri belirlemek ve kontrol etmek, başvuru formunu doldurmak, yetkili vize başvuru merkezinden sizin adınıza randevu almak, dosyanızı konsolosluğa, büyükelçiliğe veya başvuru merkezine iletmek, süreci takip etmek ve sizi sonuç hakkında bilgilendirmek. Veriler: kimlik, iletişim, müşteri işlem, aile, mesleki, eğitim ve gelir, finansal, seyahat ve görsel veriler. Hukuki sebep: sizinle aramızdaki hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifasıyla doğrudan ilgili olması (m. 5/2-c).
Başvurunuza eklenen diğer kişilerin verileri: Sizinle birlikte başvuran aile bireylerinizin veya sponsorunuzun, konsolosluğun istediği bilgi ve belgelerini dosyaya eklemek. Veriler: bu kişilerin kimlik, iletişim, aile, mesleki ve gelir ile finansal verileri. Hukuki sebep: temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, konsolosluğun istediği başvuru dosyasını eksiksiz hazırlamaya yönelik meşru menfaatimiz (m. 5/2-f). Bu kişiler bizimle ayrıca sözleşme yapmışsa, verileri bir önceki maddedeki gibi m. 5/2-c’ye dayanır.
İstediğiniz ek hizmetler: Talep etmeniz hâlinde seyahat sağlık sigortanızı yaptırmak, uçuş ve otel rezervasyonlarınızı yapmak. Veriler: kimlik, iletişim ve seyahat verileri. Hukuki sebep: sözleşmenin ifasıyla doğrudan ilgili olması (m. 5/2-c).
Özel nitelikli verilerin başvuruya eklenmesi: Konsolosluğun istediği sağlık raporunu veya adli sicil kaydını başvuru dosyanıza eklemek. Veriler: sağlık verileri, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler. Hukuki sebep: açık rızanız (m. 6/3-a). Açık rızanızı bu metinden ayrı bir formla ve yalnızca bu belgeler için isteriz. Rıza vermek zorunda değilsiniz; vermezseniz bu belgeleri işlemeyiz ve bunları konsolosluğa veya başvuru merkezine kendiniz sunmanız gerekebilir. Rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Geri alma ileriye dönük sonuç doğurur ve daha önce konsolosluğa iletilmiş belgeleri etkilemez. Bu verileri işlerken Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) belirlediği yeterli önlemleri alırız (m. 6/4).
Faturalandırma ve muhasebe: Hizmet bedelini faturalandırmak ve muhasebe kayıtlarını tutmak. Veriler: kimlik, iletişim, fatura ve ödeme bilgileri. Hukuki sebep: 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda açıkça öngörülmesi (m. 5/2-a) ve bu kanunlardan doğan hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmemiz için zorunlu olması (m. 5/2-ç).
Yetkili makamların taleplerini karşılamak: Mahkeme, savcılık veya vergi dairesi gibi yetkili makamların kanuna dayanarak bizden istediği bilgi ve belgeleri vermek. Veriler: yalnızca talebin konusu olan veriler. Hukuki sebep: kanunlarda açıkça öngörülmesi (m. 5/2-a) ve hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmemiz için zorunlu olması (m. 5/2-ç).
Hukuki uyuşmazlıklar: Olası bir uyuşmazlıkta haklarımızı kullanmak ve korumak. Veriler: sözleşme, yazışma, fatura ve ödeme kayıtları ile uyuşmazlıkla ilgili diğer veriler. Hukuki sebep: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m. 5/2-e).

4. Verilerinizi nasıl topluyoruz?

Otomatik olarak: Sitemizi ziyaret ettiğinizde web sunucumuz erişim kayıtlarını otomatik olarak tutar. Sitemiz çerez (cookie) kullanmaz; ziyaretçi istatistiği tutan analiz araçları ve reklam pikselleri yoktur. Yazı tipleri, bayraklar ve diğer görseller kendi sunucumuzdan yüklenir; sayfalarımız açıldığında üçüncü taraf bir hizmete istek gönderilmez.
İletişim formuyla: Formdaki bilgiler sunucumuza gönderilmez ve sitemizde saklanmaz. Formu gönderdiğinizde tarayıcınız bu bilgilerle hazır bir WhatsApp mesajı oluşturur ve WhatsApp’ı açar. Bu sırada bilgiler WhatsApp’a (Meta) iletilir; mesajı gönderdiğinizde bize ulaşır.
Doğrudan iletişimle: Telefon görüşmeleri, e-posta ve WhatsApp yazışmaları ile İstanbul’daki ofisimizde yaptığımız görüşmeler.
Belgelerle: Başvurunuz için bize elden veya elektronik ortamda teslim ettiğiniz belgeler.

Verilerinizi çoğunlukla doğrudan sizden alırız. Başvuruya eklenen aile bireylerinize veya sponsorunuza ait bilgileri ise genellikle başvuruyu yapan kişi bize iletir.

5. Verilerinizi kimlere ve hangi amaçla aktarıyoruz?

Verilerinizi yalnızca 3. bölümdeki amaçlar için gerekli olduğu ölçüde ve Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aşağıdaki alıcılara aktarırız.

Türkiye’deki alıcılar (Kanun m. 8):

Sigorta şirketleri: Seyahat sağlık sigortanızı yaptırmamızı istediğinizde, poliçenin düzenlenmesi için kimlik, iletişim ve seyahat verileriniz. Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (m. 5/2-c).
Otel ve havayolu şirketleri: Yalnızca rezervasyon yapmamızı istediğinizde, rezervasyon için kimlik, iletişim ve seyahat verileriniz. Hukuki sebep: sözleşmenin ifası (m. 5/2-c).
Muhasebe hizmeti aldığımız mali müşavir: Muhasebe ve vergi yükümlülüklerimiz için fatura ve ödeme bilgileriniz. Hukuki sebep: kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülüğümüz (m. 5/2-a ve 5/2-ç).
Hukuk danışmanlarımız: Yalnızca bir uyuşmazlık veya hukuki süreç olduğunda, bununla ilgili verileriniz. Hukuki sebep: bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e).
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Mahkeme, savcılık ve vergi dairesi gibi makamlara, yalnızca kanuna dayanan bir talep olduğunda ve talep edilen verilerle sınırlı olarak. Hukuki sebep: kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülüğümüz (m. 5/2-a ve 5/2-ç).

Yurt dışındaki alıcılar (Kanun m. 9): 7499 sayılı Kanun’la değiştirilen ve 1 Haziran 2024’te yürürlüğe giren Kanun’un 9. maddesine göre, yurt dışına aktarım için önce Kanun’un 5. veya 6. maddesindeki şartlardan biri bulunmalıdır. Ayrıca aktarım, Kurul’un o ülke için verdiği bir yeterlilik kararına (m. 9/1) ya da yeterlilik kararı yoksa standart sözleşme gibi uygun güvencelerden birine (m. 9/4) dayanmalıdır. Bunlar mümkün değilse aktarım yalnızca arızi olarak ve Kanun’da sayılan hâllerde (m. 9/6) yapılabilir. Yurt dışındaki alıcılarımız ve her biri için dayandığımız hâl şunlardır:

Konsolosluklar, büyükelçilikler ve yetkili vize başvuru merkezleri: Başvurunuzun yapılması ve değerlendirilmesi için başvuru dosyanızdaki veriler, seyahat edeceğiniz ülkenin konsolosluğuna veya büyükelçiliğine ve bu makamların yetkilendirdiği vize başvuru merkezlerine (VFS Global, iDATA, AS Visa, Kosmos, BLS International gibi) iletilir. Birleşik Krallık (İngiltere) başvurularında bilgileriniz Birleşik Krallık hükümetinin çevrim içi başvuru sistemine girilir ve belgeleriniz VFS Global başvuru merkezine sunulur. Başvuru merkezleri Türkiye’de hizmet verse de verileri yabancı devlet adına alıp ona ilettiği için bu aktarımları yurt dışına aktarım olarak değerlendiriyoruz. Konsolosluklar ve başvuru merkezleri verilerinizi kendi ülkelerinin mevzuatına göre ve kendi sorumlulukları altında işler. Yabancı devlet makamlarıyla standart sözleşme imzalanması uygulamada mümkün değildir; bu nedenle aktarım, her başvuruda yalnızca o başvuruyla sınırlı olarak ve sizin talebinizle yapılır. Dayanak: kendi verileriniz için, aramızdaki sözleşmenin ifası için zorunlu olması (m. 9/6-b); sizinle birlikte başvuran aile bireylerinizin verileri için, onların yararına kurulan sözleşmenin ifası için zorunlu olması (m. 9/6-c); sponsorunuzun verileri için, sponsorunuzdan ayrıca alınan açık rıza (m. 9/6-a); sağlık raporu ve adli sicil kaydı için, olası riskler hakkında bilgilendirilmeniz kaydıyla sizden ayrıca alınan açık rıza (m. 9/6-a).
Yurt dışındaki sigorta şirketleri, oteller ve havayolu şirketleri: Yalnızca bu hizmetleri istemeniz hâlinde, istediğiniz hizmet için gereken kimlik, iletişim ve seyahat verileriniz. Dayanak: aramızdaki sözleşmenin ifası için zorunlu olması (m. 9/6-b).
Bilgi teknolojileri hizmet sağlayıcıları: Sitemizin barındırıldığı sunucu hizmeti Hostinger (yurt dışı merkezli bir barındırma sağlayıcısı), e-posta hizmet sağlayıcımız ve WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited / Meta). Sitenin çalışması ve sizinle e-posta ve WhatsApp üzerinden yazışabilmemiz için sunucu kayıtları ile bu kanallardan bize ilettiğiniz veriler. Dayanak: Kurul’un ilan ettiği standart sözleşme (m. 9/4-c). Standart sözleşme, imzalandığı tarihten itibaren 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na bildirilir.

Yurt dışına aktarılan veriler, alıcının bulunduğu ülkenin mevzuatına tabi olur ve bu ülkelerde Türkiye’deki ile aynı düzeyde koruma bulunmayabilir. WhatsApp’ı kullanmak zorunlu değildir; bize telefonla, e-postayla veya ofisimizde yüz yüze de ulaşabilirsiniz. WhatsApp’ı siz seçtiğinizde mesajlarınız, WhatsApp’ın kullanım koşulları ve gizlilik politikası çerçevesinde yurt dışındaki sunucular üzerinden iletilir.

6. Verilerinizi ne kadar süre saklıyoruz?

Kişisel verilerinizi, işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklarız. Genel olarak uyguladığımız süreler şunlardır:

Sunucu kayıtları: En fazla 30 gün.
Hizmete dönüşmeyen ön görüşme ve yazışmalar: Son iletişim tarihinden itibaren 1 yıl.
Başvuru dosyası (pasaport örneği, banka dökümleri, SGK ve işveren belgeleri, fotoğraf ve benzeri belgeler): Başvurunun sonuçlanmasından itibaren 1 yıl. Bu süre, ret kararına itiraz edilmesi ve başvuruyla ilgili olası soru ve taleplerin yanıtlanabilmesi için öngörülmüştür.
Özel nitelikli kişisel veriler (sağlık raporu, adli sicil kaydı): Başvurunun sonuçlanmasından itibaren en geç 1 ay. Açık rızanızı daha önce geri alırsanız gecikmeksizin.
Sözleşme, fatura ve muhasebe kayıtları: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen süreler boyunca (genellikle 10 yıl).
Uyuşmazlık hâlinde: İlgili veriler, uyuşmazlık sonuçlanıncaya ve yasal zamanaşımı süreleri doluncaya kadar.

Saklama süresi dolan veriler, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kural WhatsApp ve e-posta yazışmalarını ve kâğıt dosyaları da kapsar. Konsolosluklara ve başvuru merkezlerine iletilen veriler ise bu makamların kendi saklama kurallarına tabidir. Saklama süresi boyunca verilerinizin güvenliği için Kanun’un 12. maddesi uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirleri alırız.

7. Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, bize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verileriniz eksik veya yanlış işlenmişse bunların düzeltilmesini isteme,
Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

8. Başvuru yöntemi

Haklarınızla ilgili taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yollardan biriyle bize iletebilirsiniz:

Islak imzalı dilekçenizi Adres bilgisi, İlçe / İstanbul adresine elden teslim ederek veya iadeli taahhütlü posta ya da noter aracılığıyla göndererek,
Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzaladığınız başvurunuzu info@polenvize.com adresine e-postayla göndererek,
Daha önce bize bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden info@polenvize.com adresine e-posta göndererek.

Başvurunuzda şu bilgiler bulunmalıdır:

Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imzanız,
T.C. vatandaşları için T.C. kimlik numarası; yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
Varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon ve faks numarası,
Talebinizin konusu.

Talebinizle ilgili bilgi ve belgeleri başvurunuza ekleyebilirsiniz. Başvurunun size ait olduğunu doğrulamak veya talebinizi netleştirmek için sizden ek bilgi isteyebiliriz.

Başvurunuzu, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve bize ulaştığı tarihten itibaren en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. Talebinizi kabul edersek gereğini yerine getiririz; reddedersek gerekçesini açıklarız. Cevabımızı size yazılı olarak veya elektronik ortamda bildiririz. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul’un belirlediği tarifedeki ücret alınabilir: Yazılı cevaplarda 10 sayfaya kadar ücret alınmaz, 10 sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL alınabilir. Cevap CD veya flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilirse, kayıt ortamının maliyetini geçmeyen bir ücret alınabilir. Başvurunuz bizim hatamızdan kaynaklanıyorsa alınan ücret size iade edilir.

Başvurunuz reddedilirse, verdiğimiz cevabı yetersiz bulursanız veya süresinde cevap vermezsek; cevabımızı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz. Kurul’a şikâyette bulunmadan önce bize başvurmanız gerekir (Kanun m. 14).